PENGERTIAN PRESENTASI BISNIS

Pengertian dan Tujuan Presentasi Bisnis

Pengertian dan tujuan presentasi yang diuraikan berikut berkaitan erat dengan presentasi bisnis. Dalam dunia bisnis, kegiatan presentasi atas berbagai peristiwa penting seperti pengajuan usulan proyek baru, pengembangan produk baru, perluasan pasar, dan lain-lain, bukanlah hal baru. Presentasi bisnis yang baik akan memberikan dampak yang baik pula bagi lembaga atau institusi.
Oleh karena itu, presentasi bisnis harus dilakukan persiapan secara matang sehingga tujuan presentasi bisnis yang efektif dan efisien dapat tercapai.
Sebagai kelanjutan uraian pengertian dan tujuan presentasi ini, akan dibahas tentang berbagai hal yang berkaitan dengan bagaimana melakukan presentasi bisnis yang baik, mulai dari tujuan melakukan presentasi bisnis, tahap persiapan, penentuan alat bantu presentasi bisnis, menganalisis audiens, menganalisis isyarat-isyarat nonverbal, peninjauan lokasi, bagaimana mengembangkan percaya diri, dan berlatih presentasi bisnis.

Padanan kata presentasi dalam bahasa inggris adalah presentation. Merujuk pada kamus Merriam Webster, presentasi didefinisikan sebagai an activity in which someone shows, describes, or explain something to a group of people. Maksudnya, presentasi merupakan suatu aktivitas dimana seseorang menunjukkan, mendeskripsikan, atau menjelaskan sesuatu kepada sekelompok orang.

Seorang presenter (pembicara) yang melakukan presentasi di hadapan pemirsa (audience) tentunya memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai. Untuk mencapai tujuan tersebut, seorang presenter perlu mempersiapkan diri dengan sebaik-baiknya, baik yang berkaitan dengan persiapan mental, pemahaman materi yang ingin disampaikan, alat bantu yang digunakan, dan pemahaman yang baik terhadap audiens.

Secara umum, presentasi bisnis memiliki empat tujuan pokok (Djoko Purwanto, 2006) yang dapat diuraikan berikut ini:

1. Menginformasikan Pesan-pesan Bisnis kepada Audiens
Salah satu tujuan presentasi bisnis yang paling umum adalah menyampaikan atau menginformasikan (inform) pesan-pesan bisnis kepada audiens (audience). Pesan­-pesan bisnis yang disampaikan tentu saja harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar audiens. Hindarkan bentuk-bentuk presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas, dan bahasanya sulit dipahami.

2. Menghibur Audiens
Selain memberikan informasi, presentasi bisnis juga mempunyai tujuan untuk menghibur (entertain) audiens. Artinya, untuk mencapai tujuan presentasi bisnis seorang pembicara perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana. Namur demikian, suasana dalam presentasi bisnis juga perlu dikendalikan, jangan sampai lepas kendali sehingga suasana tak ubahnya seperti dagelan atau lelucon.
Seorang pembicara yang berpengalaman akan mengetahui kapan ia harus mengubah ritme presentasi dan kapan harus memasukkan humor-humor penyegar suasana. Yang perlu diingat adalah bahwa humor yang diselipkan dalam suatu presentasi bisnis hanyalah sebagai selingan dan bukan yang utama.

3. Menyentuh Emosi Audiens
Selain memberi informasi clan menghibur, presentasi bisnis juga memiliki tujuan untuk dapat menyentuh emosi (emotion) audiens. Seorang pembicara yang berpengalaman tentunya tabu bagaimana menyampaikan pesan-pesan bisnis yang mampu menyentuh emosi audiens.
Dengan gaya bicara dan intonasi suara yang menarik, seorang pembicara mampu menggugah emosi audiens. Sebagai contoh, seorang pembicara bisa saja menggugah emosi audiens untuk bersemangat, terharu atau hanyut dalam keprihatinan, melalui ekspresi yang dimunculkan oleh si pembicara.

4. Memotivasi Audiens untuk Bertindak
Tujuan terakhir presentasi bisnis adalah memberikan motivasi (motivation) kepada audiens untuk melakukan atau bertindak sesuatu sesuai yang dikehendaki pembicara. Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyatakannya secara eksplisit clan bukan menggunakan bahasa basa-basi. Dalam arti bahwa apa yang diinginkan pembicara harus secara tegas dan jelas tercakup dalam presentasi. Sebagai contoh, pembicara menghimbau para karyawan untuk mempertegas komitmennya meningkatkan disiplin kerja, meningkatkan daya saing perusahaan melalui peningkatan kualitas produk dan sejenisnya. Pendek kata, bagaimana seorang pembicara mampu memunculkan reaksi para audiens.

18 CARA MEMBUAT PRENSENTASI BISNIS YANG EFISIEN

Apa saja 18 cara tersebut, silakan Anda simak ulasannya berikut ini.
 
1. Pahami dengan siapa Anda berbicara
Mengenali audiens akan membantu Anda menyiapkan materi presentasi yang efektif sesuai kebutuhan mereka. Membantu Anda menentukan media dan pendekatan yang paling sesuai dengan karakteristik mereka.
2. Pahami tujuan presentasi Anda
Menetapkan tujuan presentasi adalah kebiasaan yang harus selalu Anda kembangkan dalam setiap presentasi yang Anda lakukan. Selalu tetapkan tujuan ini selagi masih di awal.
Ini berarti Anda harus memulai presentasi dengan visi yang jelas, kemudian dilanjutkan dengan melenturkan otot-otot proaktif untuk mengumpulkan informasi yang akurat, mengembangkan menjadi konten yang kuat, mendesain dan menyajikannya kepada audiens.
3. Pahami juga kekuatan Anda
Presenter yang baik adalah presenter yang tahu betul kekuatan dirinya. Dan ini harus diawali dengan penilaian diri positif dan jujur. Anda harus dapat menggambarkan bagaimana karakter Anda sebenarnya. Ini akan menjadi kekuatan Anda sebagai fondasi untuk menjadi presenter yang lebih baik.
4. Buatlah materi yang presentasi yang solid
Materi yang solid maksudnya, materi harus relevan sesuai dengan kebutuhan audiens, isinya bermutu dan kredibel, strukturnya baik dan pas disampaikan dengan batas waktu yang tersedia. Ini adalah beberapa aturan pokok yang harus dijadikan pedoman untuk membuat materi presentasi Anda.
5. Buatlah slide presentasi yang efektif menarik dan komunikatif
Slide yang efektif harus dibuat dengan kaidah prinsip-prinsip desain yang baik, di optimasi sedemikian rupa supaya hasil bisa memberikan dampak yang lebih kuat terhadap presentasi Anda.
Membuat slide memang selalu jadi tantangan bagi banyak orang. Mulai dari tidak punya kemampuan desain, tidak punya banyak waktu untuk membuat desain yang menarik dan lain sebagainya.
Tapi apapun itu, seharusnya tidak ada alasan untuk tidak bisa membuat slide yang baik, karena saat ini sudah banyak panduan maupun informasi terkait bagaimana menjadi mahir membuat desain slide. Bahkan kalau pun Anda tidak punya banyak waktu dan tidak punya kemampuan desain Anda masih bisa juga menggunakan template presentasi profesional siap pakai yang bisa Anda gunakan.
6. Jangan hanya terpaku pada satu media presentasi saja
Bicara tentang media presentasi harus saya kita akui slide powerpoint adalah media paling populer dan paling banyak digunakan dalam presentasi. Saking populernya banyak orang beranggapan kalau ingin sukses menampilkan presentasi harus menggunakan slide.
Anda harus tahu anggapan tersebut, tidaklah tepat. Meski slide penting, tapi bukan berarti setiap presentasi harus menggunakan slide. Karena dalam keadaan khusus, Anda mungkin juga akan membutuhkan media lain. Misalnya seperti flip chart, white board, alat peraga atau yang lainnya.
Jadi saran terbaik, Anda sebagai presenter harus dapat menggunakan alat presentasi yang sesuai untuk untuk Anda. Jadi jangan hanya terpaku dengan slide presentasi powerpoint saja.
7. Buatlah handout
Sudah bukan rahasia lagi, kalau dalam presentasi sering kita jumpai seorang presenter membagikan slide sebagai handout presentasi.
Alasan kenapa mereka melakukannya mungkin antara satu presenter dengan presenter yang lain akan berbeda. Tapi apapun alasan itu, saran saya jangan lakukan itu untuk presentasi penting Anda.
Akan lebih baik untuk Anda jika Anda mau membuat handout secara khusus untuk audiens Anda. Hal ini penting untuk memaparkan informasi yang tidak dapat Anda sampaikan dalam presentasi dan penting sebagai referensi atau bahan kajian lanjutan bagi audiens setelah mendengarkan presentasi.
8. Lakukan latihan sebelum presentasi dilakukan
Latihan, latihan dan latihan.  Ini adalah kebiasaan yang harus selalu dilakukan oleh setiap presenter sebelum presentasi. Saya yakin Anda tidak mau menanggung resiko kegagalan dalam presentasi. Untuk itu lakukan latihan presentasi secara intensif supaya presentasi Anda berjalan sesuai sesuai rencana yang Anda tetapkan.
9. Buat penampilan Anda menarik sesuai dengan jenis kegiatan yang dilakukan
Meskipun penampilan tidak berpengaruh secara signifikan terhadap isi presentasi Anda, tapi ini cukup penting untuk mengembangkan etos (kredibilitas) Anda sebagai presenter. Di mana Etos merupakan salah satu pilar penting dari presentasi yang berpengaruh.
Dalam aturan konvensional, mengenakan pakaian satu tingkat lebih baik dari yang dikenakan audiens adalah satu cara yang paling baik untuk menjaga penampilan Anda.
Pendapat ini baik, tapi Anda harus  mengerti bahwa setiap situasi presentasi itu unik, maka ada banyak hal lain yang juga perlu mendapatkan perhatian selain masalah pakaian yang satu tingkat lebih baik yaitu kesesuaian pakaian dan kenyamanan. Bahkan sangat dianjurkan Anda menghindari penggunaan aksesoris yang berlebihan.
10. Datanglah lebih awal sebelum presentasi dilakukan
Ini adalah salah satu nasihat yang sangat baik untuk Anda lakukan. Ada dua manfaat yang akan dapatkan jika Anda datang lebih awal.
Pertama, Anda bisa mengecek kondisi peralatan dan tempat yang akan Anda gunakan, untuk meminimkan gangguan saat presentasi dilangsungkan.
Kedua, Anda bisa beramah tamah dengan audiens. Ini penting supaya Anda menjadi lebih dekat, sehingga nantinya dapat dengan mudah Anda berbicara kepada mereka, tanpa ada beban berarti seperti gugup atau grogi saat berbicara.
11. Gunakan remote presenter
Supaya presentasi Anda dapat terkontrol dengan baik dari mana pun Anda berdiri, maka menggunakan remote presenter layak untuk Anda terapkan.
12. Buka presentasi dengan cara yang tepat
Dalam presentasi membuka pembicaraan dengan sesuatu yang berarti sangat penting dilakukan. Ini di karena secara psikologi orang lebih mudah mengingat sesuatu yang baru, yang paling awal tampil, terlihat dan terdengar oleh mereka.
Terkait dengan teknik pembukaan ini ada satu saran teknik pembukaan yang aman untuk Anda lakukan yaitu menjelaskan maksud dan tujuan.
Jadi cukup katakan apa yang ingin Anda katakan, katakan apa tujuan atau harapan dari presentasi Anda untuk audiens Anda. Kemudian jelaskan apa poin-poin apa saja yang akan Anda sampaikan.
13. Sampaikan alasan kenapa audiens harus mendengarkan Anda
Ini masih lanjutan cara sebelumnya, setelah Anda membuka dengan maksud dan tujuan serta poin-poin utama yang akan Anda paparkan, sebaiknya lengkapi juga pembukaan Anda dengan alasan kenapa audiens harus mendengarkan Anda.
14. Optimalkan pesan Anda dengan bahasa verbal yang baik dan elegan
Anda harus tahu bahasa verbal adalah saluran utama presentasi Anda. Mengerti dan tidaknya audiens, sangat ditentukan dari penggunaan bahasa verbal Anda.
Dan untuk dapat mengoptimalkan penggunaan bahasa verbal ini minimal ada beberapa hal harus Anda optimalkan, diantaranya adalah penggunaan bahasa, efisiensi penggunaan kalimat, kejelasan suara, kecepatan berbicara, variasi suara dan jeda.
15. Perkuat pesan verbal dengan bahasa tubuh yang senada
Dalam presentasi, keseluruhan tubuh merupakan perangkat efektif untuk membantu presentasi kita. Jika kita menggunakan bahasa tubuh yang tepat dalam presentasi, kita akan sukses menyampaikan pesan verbal kita.
Bila bahasa tubuh tidak senada dengan pesan verbal yang kita sampaikan, dapat dipastikan kita mengirimkan konflik pesan kepada audiens. Dengan demikian kita gagal mencapai tujuan presentasi.
Ingatlah bahwa sebagai seorang presenter, Anda adalah bintang di atas podium atau panggung. Sedikit saja kita melakukan gerakan yang tidak perlu,  audiens akan memperhatikan hal tersebut.
Terkait dengan penggunaan bahasa tubuh ini ada beberapa hal perlu Anda optimalkan antara lain adalah ekspresi wajah, kontak mata dan gerakan tangan.
16. Jadilah bintang paling bersinar di depan audiens
Anda harus tahu apapun presentasi Anda, sebenarnya Andalah bintang utama di depan audiens.  Bukan slide atau yang lain.
Tidak peduli seberapa bagus slide Anda, jika Anda tidak fokus pada ide Anda, tidak memiliki wawasan yang memadai, tidak dapat memaparkan ide dengan meyakinkan , tidak menguasai kelas, tidak bisa membangun hubungan dengan audiens, maka slide yang Anda tampilkan tidak akan memberikan dampak besar pada presentasi Anda.
Jadi saran terbaik, saat melakukan presentasi fokuslah pada pesan utama Anda dan bagaimana Anda mengatakannya.
17. Tutup presentasi dengan call to action yang jelas
Apapun yang Anda harapkan dari audiens Anda setelah beberapa waktu mendengarkan presentasi Anda harus Anda sampaikan di akhir presentasi Anda.
Ini penting karena secara psikologi orang juga cenderung mengingat hal yang paling baru atau paling akhir di simpan di ingatan mereka (recency effect).
18. Sediakan waktu yang batasannya jelas untuk sesi tanya jawab
Dalam sesi tanya jawab kita juga perlu menentukan batasan waktu dan pertanyaan. Jangan menimbulkan kesan bahwa waktu yang Anda berikan tidak terbatas.

LANGKAH SUKSES PRESENTASI BISNIS

Langkah Sukses Presentasi Bisnis

Presentasi sangat penting untuk mengaet mitra bisnis atau konsumen potensian Anda. Untuk menyampaikan presentasi memang diperlukan beberapa keahlian, mulai dari bagaimana berbicara di depan umum hingga membuat pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik.
Berikut adalah beberapa langkah yang bisa diikuti untuk membuat presentasi bisnis Anda lancar:
Persiapan yang baik
Aturan utama dari sebuah presentasi yang baik adalah persiapan yang baik. Anda harus tahu secara menyeluruh tentang materi presentasi yang akan disampaikan, jangan sampai ada satu celah yang tidak Anda ketahui. Semakin Anda mempelajari presentasi tersebut, maka Anda akan semakin terlihat profesional saat menyampaikannya.
Pastikan semua perlengkapan siap
Saat melakukan presentasi, ada baiknya Anda membuat salinan dari presentasi yang kemudian dibagikan kepada peserta presentasi. Pastikan juga perlengkapan seperti laptop dan in-focus sudah siap agar presentasi tidak terganggu dengan hal-hal seperti ketidaksiapan perlengkapan.
Perhatikan penampilan
Anda akan berdiri di depan banyak orang saat presentasi, karena itu penampilan Anda pun menjadi penting. Buat penampilan Anda terliha seprofesional mungkin dengan busana formal. Selain itu saat bicara, pastikan Anda melakukan kontak mata dengan peserta dan bicaralah dengan teratur atau dalam tempo lambat. Biasanya dalam keadaan gugup Anda akan cenderung bicara terlalu cepat yang akhirnya presentasi akan sulit dimengerti.
Berikan ilustrasi yang sesuai
Jangan membuat peserta bosan dengan banyak tulisan dalam slide presentasi Anda. Coba masukkan gambar-gambar pendukung yang lebih menarik, misalnya saat memberikan presentasi soal data berilah gambar diagram pie atau batang. Tapi jangan juga memberikan gambar atau informasi yang tidak berhubungan dengan presentasi Anda dan keluar dari konteks karena akan membingungkan peserta.
Adakan sesi tanya jawab
Di akhir wawancara, selalu berikan waktu untuk pertanyaan. Kemampuan Anda menjawab pertanyaan juga akan memperlihatkan pengetahuan Anda soal topik yang dipresentasikan sekaligus kemampuan mendengar dengan baik. Sebisa mungkin hindari konflik atau berargumen dengan peserta, cobalah untuk selalu bersikap tenang dan berkompromi saat ada masalah.

PRESENTASI BISNIS

Tujuan Presentasi Bisnis

Secara umum, tujuan presentasi bisnis yang akan kita bahas dalam tulisan ini adalah menginformasikan dan mengajak audiens untuk melakukan sesuatu. Misalnya, presentasi tentang suatu produk, maka tujuannya adalah menginformasikan ke audiens tentang produk tersebut. Apakah produk itu, apa manfaatnya, dan apa kelebihannya dibanding produk lain yang sejenis, serta mengajak audiens untuk memilikinya.

SUSUNAN PRESENTASE BISNIS

Menyusun Presentasi Bisnis

Agar dapat mencapai tujuan, persiapan yang matang sangat diperlukan. Pada tulisan ini, kita akan fokus pada cara menyusun presentasi bisnis. Agar presentasi yang akan disampaikan bisa mencapai tujuan diperlukan struktur yang baik. Karena, semakin baik struktur suatu informasi, maka semakin mudah untuk diterima dan dicerna oleh audiens. Tentu dengan ditunjang cara penyampaian yang baik juga. Dengan demikian, akan semakin mudah untuk meyakinkan dan mengajak audiens untuk bertindak sesuai dengan tujuan Anda melakukan presentasi.

Contoh struktur presentasi bisnis

Situasi
Tunjukkan Analisis situasi saat ini yang tidak mungkin dibantah oleh audiens atau situasi yang benar adanya. Misalnya Anda akan menawarkan kursus meningkatkan kompetensi bagi pencari kerja. Sampaikan analisis situasi saat ini, seperti jumlah pengangguran yang semakin meningkat atau perbandingan jumlah pencari kerja dan lowongan pekerjaan yang tersedia. Cara terbaik yang bisa dilakukan adalah dengan menunjukkan data yang akurat. Untuk memudahkan Anda dapat membuatnya dalam bentuk grafik, sehingga perbandingannya dapat terlihat secara gamblang.
Tantangan
Dari situasi yang Anda sebutkan sebelumnya, apa tantangan yang muncul. Dari contoh, tantangannya adalah tingkat persaingan untuk memenangkan satu kursi lowongan kerja menjadi sangat tinggi. Atau semakin ketatnya persaingan kerja.
Pertanyaan
Setelah memaparkan tantangan, harapannya adalah memunculkan pertanyaan dalam benak audiens. Apa yang bisa dilakukan untuk menghadapi tantangan tersebut. Atau tindakan apa yang perlu diambil untuk mengatasinya. Misalnya, “bagaimana cara memenangkan persaingan kerja?” atau “apa yang bisa dilakukan sebagai pencari kerja agar bisa memenangkan kompetisi?”. Menjawab pertanyaan itulah yang menjadi tujuan presentasi.
Solusi
Nah, apa solusi yang bisa Anda tawarkan terhadap pertanyaan-pertanyaan yang muncul tersebut? Inilah yang harus dikemukakan oleh presenter. Inilah inti atau tujuan dari presentasi yang akan dijual kepada audiens. Untuk contoh kasus kita misalnya, mengikuti training/kursus untuk meningkatkan kompetensi di bidang tertentu. Jangan lupa untuk menyampaikan apa kelebihan solusi yang Anda tawarkan. Apa perbedaan solusi dari Anda dibanding yang lainnya. Manfaat lebih apa yang dapat dirasakan oleh audiens.
Tindakan
Pada bagian ini memuat hal yang diinginkan presenter untuk dilakukan oleh audiens atau call to action. Seperti mendaftar kursus di perusahaan presenter. Untuk memicu tindakan dapat ditambahkan promosi lainnya, seperti mendaftar setelah presentasi dilakukan akan mendapatkan diskon khusus, dll. Tergantung dari kreatifitas Anda dan tentu saja disesuaikan dengan bisnis masing-masing.